Skal du starte virksomhed med et varelager? Opnå succes med korrekt lagerstyring

Udgivet 2. april 2024 | Senest ændret 2. april 2024

Er du i starten af din iværksætterdrøm og ved, at den virksomhed, du ønsker at etablere, har brug for at håndtere varer?

Vi hjælper dig med at gå igennem de vigtigste ting, det er klogt at tænke på.

Hvad er et varelager, og hvorfor har man brug for det?

Du, som planlægger at starte en virksomhed, ved nok, at et varelager består af produkter og varer, der skal sælges.

Uanset om du opbevarer varerne derhjemme i opstartsfasen eller planlægger at bruge et eksternt lager, er mængden af varer, du har til rådighed – dit varelager.

Her har vi listet de tre mest almindelige grunde til, at virksomheder har brug for et varelager:

• Et varelager sikrer, at virksomheden har tilstrækkeligt med varer på hånden til at imødekomme kundernes efterspørgsel, når de ønsker det. Dette er særligt vigtigt for butikker og webshops for at undgå tomme hylder og skuffede kunder.
• At have varer på lager gør det muligt at reducere leveringstiden til kunderne. Dette er specielt vigtigt for e-handelsvirksomheder, der ønsker at tilbyde hurtig levering for at konkurrere på markedet.
• For produktionsvirksomheder er et varelager vigtigt for at sikre, at produktionen kan fortsætte jævnt, selv når der er begrænset eller forsinket adgang til råvarer eller komponenter.
  Der er flere gode grunde til at benytte et varelager, der kan bidrage positivt til både virksomhedens drift og lønsomhed.

Fordele ved et varelager:

• Når en virksomhed har tilstrækkeligt med varer på lager, bliver det lettere at imødekomme efterspørgslen.
• Leveringstiden bliver hurtigere, hvilket kan øge tilfredsheden blandt kunderne og give en konkurrencefordel.
• Lageret kan fungere som en buffer mod uforudsete hændelser, såsom forsinkelser i leverancer eller leverandørproblemer, hvilket giver en vis grad af sikkerhed og fleksibilitet.
• Virksomheden kan bruge varelageret til at tilbyde sæsonbaserede kampagner, rabatter og tilbud. Dette kan tiltrække flere kunder og øge salget.
• Et varelager giver mulighed for at forhandle bedre vilkår med leverandører, da de ofte tilbyder rabatter og gode ordninger for virksomheder, der køber varer i større mængder. Dette bidrager til lavere indkøbsomkostninger og øger lønsomheden.

Selvom det for mange er helt nødvendigt at have et varelager for at kunne levere varer til kunder, når de ønsker dem, er der også en omkostning og en risiko forbundet med at have for mange varer på lager.

Ulemper ved et for stort varelager:

• Jo mere penge man har brugt på varer til lageret, jo mindre penge er tilgængelige til andre formål såsom investeringer, markedsføring eller regninger. Dette kan begrænse virksomhedens evne til at reagere hurtigt på nye muligheder eller uforudsete udfordringer.
• Jo flere varer, der ligger på lager, desto højere bliver omkostningerne til varelageret. Disse omkostninger inkluderer blandt andet lagerplads, forsikringer, sikkerhedsforanstaltninger og andre driftsomkostninger.
• Nogle varer kan forringes over tid eller udløbe. At have for mange af disse varer på lager kan føre til økonomisk tab, da de ikke kan sælges efter en vis periode. Dette gælder især for varer med begrænset holdbarhed, såsom madvarer eller produkter med teknologisk udvikling.
• Hvis efterspørgslen ikke er lige så høj som forventet, kan virksomheden stå tilbage med det, man kalder overskudslager. Dette kan føre til underskud og øget kapitalbinding og lageromkostninger, samtidig med at det reducerer virksomhedens likviditet og fleksibilitet.
• Jo flere varer, der ligger på lager, desto større er risikoen for negativ påvirkning af skade og tab.

Virksomheder skal finde balancen mellem at have tilstrækkeligt med varer tilgængelige og ikke bruge for mange penge og ressourcer på varelageret for at opnå en succesfuld virksomhed.

Hvad er god lagerstyring?

Lagerstyring, eller varelagerstyring, handler om at have fuld kontrol over dit varelager, fra indkøb til salget af produktet.

Lagerstyring indebærer således at have god oversigt og kontrol over hele processen. Dette inkluderer alt fra:

• Bestilling af nye varer
• Modtagelse af varer
• Gunstig placering af varer inde på lageret
• Hentning af varer på lageret
• Fragt og sending til dine kunder.

For at være mere specifik inkluderer lagerstyring normalt disse aktiviteter:

• Indkøbsplanlægning: Beslutte hvornår og hvor meget der skal købes ind af forskellige varer baseret på prognoser, efterspørgselshistorik og leveringstider.
• Modtagelse og inspektion: Registrere varer når de ankommer til lageret, tjekke kvalitet og kvantitet, og opdatere lagerbeholdningssystemer.
• Lagerplacering: Organisere varer på en effektiv måde i lageret for at maksimere pladsudnyttelsen og lette plukning og pakning.
• Plukning og pakning: Plukning af varer fra lageret i henhold til ordrer, pakning af varer til forsendelse, og klargøring til distribution.
• Lagerkontrol: Regelmæssig tælling og opdatering af lagerbeholdningen for at sikre overblik, nøjagtighed og identificere afvigelser eller mangler.

Målet med lagerstyring er ganske enkelt at have præcis nok af de rigtige varer tilgængelige når du har brug for dem.

Det handler om at undgå at have for meget på lager, som optager unødvendig plads, koster for mange penge eller risikerer økonomisk tab eller skader. Samtidig bør man undgå at have for lidt lager, da dette kan føre til at du ikke kan levere varer til kunderne til tiden.

Med god lagerstyring ved du altså til enhver tid hvilke produkter der er mest populære, og hvornår du bør bestille flere af dem.

God lagerstyring bidrager til at reducere omkostninger, forbedre effektiviteten i logistikoperationer, minimere tab og undgå unødvendige forsinkelser i leverancer.

Få en god start med korrekt lagerstyring

Sørg for at have den rigtige størrelse på varelageret

Inden du begynder, er det vigtigt at vurdere dine behov omhyggeligt.

To grundlæggende spørgsmål, der er væsentlige at stille dig selv, er:

• Hvilke produkter skal jeg sælge, og i hvilke mængder?
• Vil jeg have brug for at opbevare store mængder varer, eller drejer det sig om mindre beholdninger?

Ved at forstå dine behov kan du vælge den type varelager, der er effektiv og omkostningseffektiv for din virksomhed.

Beregn, hvor stort varelager du har brug for

Det er svært i begyndelsen at vide, hvor stort et varelager der er nødvendigt. Mange virksomheder stoler i starten på simple skøn for at vurdere, hvor mange produkter der skal være på lageret.

Der findes dog måder at beregne, hvor stort et varelager der er nødvendigt.

Det kan være fordelagtigt at basere dine vurderinger på matematiske modeller og velafprøvede strategier for at sikre en mere nøjagtig og pålidelig lagerstyring.

For eksempel kan den økonomiske indikator og formel for at beregne omsætningshastigheden af varelageret, også kaldet lageromsætningshastighed eller lagerrotation, være en nyttig metode til at forstå, hvor stort dit varelager bør være.

Inden du begynder at beregne, hvor stort et varelager du har brug for, bør du så godt som muligt undersøge følgende:

• Lav en markedsundersøgelse:

Ved at undersøge markedet kan du forstå, hvor stor efterspørgslen er efter dine produkter eller tjenester og få en idé om, hvor meget du kan forvente at sælge.
Markedsundersøgelsen kan baseres på branchestandarder, konkurrentanalyser og kundeundersøgelser.

• Vurder leveringstider:

Tag hensyn til den tid, det vil tage at modtage en ny forsendelse af varer fra leverandører. Dette kan påvirke, hvor meget lager du har brug for til at dække perioder, hvor du venter på varerne, især hvis leverandørerne har lange leveringstider eller forsinkelser.

• Lav en omkostningsanalyse:

Vurder alle omkostninger, der vil være forbundet med varelageret, herunder lagerplads, forsikringer, hvad varerne vil koste, og eventuelle tab på grund af forældede eller beskadigede varer.

Vurder omkostningerne og risikoen ved at have for lidt lager, mod fordelene ved at have tilstrækkeligt lager til at imødekomme efterspørgslen.

Når du har foretaget en vurdering eller beregning, er det tid til at finde et passende sted til dine varer.

Find det rette lokale

Næste skridt er at finde det rette lokale til dine varer. Det er vigtigt, at lokalet er let tilgængeligt for både leverancer og kunder, og at det har tilstrækkelig plads til at rumme dine varer.

Tænk også på faktorer som sikkerhed, ventilation og temperaturkontrol for at beskytte dine varer mod skader, forlænge holdbarheden og bevare kvaliteten.

Planlæg for vækst med et lager, du kan vokse i

Når du planlægger dit varelager, er det vigtigt at tænke langsigtet og planlægge for vækst. Sørg for, at du har tilstrækkelig plads og ressourcer til at kunne udvide din virksomhed og håndtere stigende efterspørgsel.

Derfor kan et eksternt lager være en god løsning, da det er uden for hjemmet, driftet af sikre leverandører, ofte har korte og fleksible lejekontrakter og giver dig mulighed for nemt at justere lagerpladsens størrelse, når dine behov ændrer sig.

Hvis du er midt i opstartfasen eller er en lille til mellemstor virksomhed, der ønsker at forbedre din håndtering af varer, kan det være en god idé at starte med et tempereret depotrum.

Hvorfor et tempereret depotrum kan være et godt valg?

• Stor fleksibilitet til at øge eller reducere lagerkapaciteten efter behov. Dette er særligt nyttigt for virksomheder i opstartsfasen, der måske ikke har nøjagtig overblik over, hvor meget lagerplads de har brug for på lang sigt.
• Har ofte fordelagtige priser og kan være et omkostningseffektivt alternativ. Dette giver virksomheden mulighed for at spare penge, når kapitalen måske er begrænset.
• Giver virksomheden mulighed for at vokse og skalere sin lagerkapacitet i takt med virksomhedens behov. Dette gør det lettere at tilpasse sig ændringer i efterspørgslen eller væksten i virksomheden.
• Typisk godt sikret med alarmsystemer, kameraovervågning og adgangskontrol. Dette giver dig tryghed i, at dine varer er sikre.
• Et tempereret opbevaringsrum har den rigtige temperatur for dine varer, så de bevarer deres gode tilstand.
• Kan være selvbetjente og have lange åbningstider, men med let adgang til kundeservice. Dette gør det nemt at komme og gå, som man ønsker, samtidig med at man kan få hjælp, når det er nødvendigt.
• Det er muligt at organisere lageret på en effektiv og overskuelig måde.
• Ofte tilbyder minilagre kortere lejekontrakter sammenlignet med traditionelle lagerlokaler. Dette giver virksomheden mulighed for at afprøve forskellige lagringsløsninger og tilpasse sig hurtigt ændrede behov.

Noen fordele ved at leje en City Self-Storage lager til dit varelager:

Vokser virksomheden? Ingen problemer! Du kan bare skifte til en anden lager uden ekstra omkostninger.

• Selvbetjent med lange åbningstider: Du har adgang til lageret mellem kl. 6-23 hver dag.
• Sikkert: alarm, videoovervågning, og alle har en personlig adgangskode til anlægget.
• Nem adgang til kundeservice: Erfarent personale med mange års erfaring.
• Tempereret: Vores afdelinger er klimakontrollerede, så temperaturen aldrig falder under 0 grader.
• Bæredygtighed: Vi har ambitiøse miljømål, som vi har med i alt fra byggeri, valg af materialer, og klimaet på afdelingerne.

Læs mere om City Self-Storages fordele.

Er du stadig usikker på, hvor stort opbevaringsrum du har brug for? Så kan det være en god idé at se på vores pladsberegner. Noget vi altid siger til vores kunder, er, at de ofte har brug for et mindre opbevaringsrum, end de tror.

Husk, at lokaler for opbevaring ofte er høje og kan tilpasses med hylder. Tjek derfor kubikmeteren og ikke kun kvadratmeterne.

Organisér og effektivisér dit varelager

Når du har en opbevaringsplads til dine varer, er det vigtigt at holde lageret organiseret.

Nøglen til et godt organiseret og optimeret varelager er at have en tydelig proces for løbende at holde styr på lagerbeholdningen. Dette inkluderer rutinemæssig inventering.

Der findes flere metoder og værktøjer, der kan lette processen, men først skal vi forstå, hvad inventering betyder.

Inventering kan i denne sammenhæng betyde vareoptælling. En vareoptælling er, når man tæller varer eller ting i en butik eller på dit varelager. Dette hjælper med at få god oversigt ved at vide præcist, hvor mange varer der er, og hvad de er værd.

At gennemføre en vareoptælling indebærer at nøje tælle, veje eller måle de varer, der opbevares. Det er vigtigt at have fokus på hvert enkelt artikelnummer.

Ud over at tælle varer for at effektivisere dit varelager, skal du også gøre det i henhold til loven mindst én gang om året.

Læs mere om varelager og skat, og om verdiansættelsen af varelageret.

Juridisk vejledning om dit varelager

Har du specifikke spørgsmål om, hvordan du skal foretage vareoptælling, håndtere dit varelager i overensstemmelse med loven eller generelle spørgsmål rundt opstart af egen virksomhed? Så anbefaler vi dig at tjekke ud erhvervsrådet i dit område, da de ofte tilbyder gratis vejledning til iværksættere.

Skat.dk tilbyder også hjælp om du har spørgsmål rundt opstart af din virksomhed. Du kan blandt andet ringe til dem.

Metoder og værktøjer til at holde styr på din lagerbeholdning

For at sikre dig et godt overblik over din lagerbeholdning og for at dit varelager kan fungere så effektivt og organiseret som muligt, findes der flere metoder, du kan vælge imellem.

Vi har valgt at præsentere de metoder, vi mener er mest anvendelige i opstartsfasen, så du kan vælge at organisere efter det, der passer bedst til dig og dine forretningsbehov.

• ABC-analyse: En metode til at klassificere varer i A, B og C-kategorier baseret på deres betydning og værdi. Dette resulterer i en organisering af varer efter deres vigtighed, hvor A-varer er de mest værdifulde eller vigtige for virksomheden, mens C-varer er mindre kritiske.
• FIFO (First In, First Out): En metode til at håndtere lagerbeholdning, hvor fokus ligger på at sælge de tidligst indkøbte varer først. Du kan også organisere varelageret ved at kategorisere efter, varer der er blevet købt først, og varer der er blevet købt senere. Det betyder, at varer, der kom først ind på varelageret, også forlader varelageret først. Denne tilgang giver et godt overblik over hvilke varer, der har ligget til opbevaring længst.
• LIFO (Last In, First Out): En anden metode er at gøre det modsatte ved at håndtere lagerbeholdningen baseret på, at de senest indkøbte varer sælges først. Det betyder, at de varer, der kom sidst ind på varelageret, er også de første, der forlader lageret. Dette kan være nyttigt for varer med begrænset holdbarhed. Vælger du denne tilgang, kan det være smart at sørge for at de varer, du vil sælge først, ligger længst fremme og er nemmest tilgængelige inde på varelageret.
• Just-in-Time (JIT): En anden metode er, hvor varerne ankommer lige i tide til at blive brugt i produktionen eller til at blive solgt. Det betyder, at varer kun bestilles eller produceres, når de er nødvendige. Denne metode minimerer lagerbeholdningen. Det kræver dog et tæt samarbejde med leverandører for at sikre det rette tidspunkt for levering.

Effektivisér ved at digitalisere varelageret

I dagens digitale tidsalder findes der også en række værktøjer og systemer, som kan hjælpe dig med at automatisere og effektivisere dit varelager.

Ved at bruge lagerstyringsprogrammer og e-handelsplatforme kan du forenkle processerne for ordrehåndtering, lagerstyring og leveringssporing. Dette kan spare tid og reducere risikoen for fejl.

Det kan derfor være værdifuldt at se efter lagerstyringssoftware og stregkodelæsere som er designet til dine behov.

Derfor er god planlægning og korrekt håndtering af varelageret essentielt

I sidste ende er god og velfungerende lagerstyring en afgørende del af at drive en succesfuld virksomhed.

Hvis du overvejer at starte en virksomhed og har brug for et varelager, så sørg for at have undersøgt og planlagt nøje, hvordan du skal håndtere og drive dit varelager.

På denne måde vil du være klar til at møde de udfordringer, der opstår, på en lovlig og effektiv måde.