City Self-Storage A/S

1) Indledning

Denne personværnserklæring gælder for alle afdelinger hos City Self-Storage A/S, og forklarer, hvorfor vi indsamler information om dig, hvordan vi bruger denne information, og hvordan vi tager hensyn til dit personværn. City Self-Storage A/S, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomheden behandling af personoplysninger. City Self-Storage A/S er optaget af dit personværn, og bestræber sig altid på at beskytte dine personoplysninger på bedst mulig vis. Denne privatlivspolitik vil bl.a. hjælpe dig med at forstå, hvilken slags personoplysninger, City Self-Storage indsamler, og hvordan de bruges. Ved at godkende denne privatlivspolitik på hjemmesiden i forbindelse med køb, eller når du opgiver personoplysninger, giver du samtykke til behandlingen af dine personoplysninger som beskrevet nedenfor.

2) Det retslige grundlag

Personoplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identificerbar enkeltperson. Dette kan være navn, adresse, telefonnummer, Emal-adresse, IP-adresse eller købs- og servicehistorik. Al behandling af personoplysninger, som indsamling, registrering, lagring og udlevering er underlagt særskilte regler, bl.a. persondataloven. Det er administrerende direktør, der er ansvarlig for at behandlinger sker i overensstemmelse med lovgivningen. Datatilsynet fører tilsyn med, at loven overholdes. City Self-Storage A/S’s grundlag for at behandle personoplysninger vil variere, men vil i henhold til persondataloven §8 stk. A og B bestå af samtykke fra den registrerede eller fordi det er lovbestemt. Videre kan det være nødvendigt at behandle personoplysninger for at opfylde aftale med den registrerede eller for at opfylde en retslig forpligtelse. Samtykke til behandling af personoplysninger kan til enhver tid tilbagetrækkes i henhold til GDPR artikel 13 (2) stk. C.

City Self-Storage A/S vil i de fleste tilfælde behandle personoplysninger på grundlag af et samtykke. I enkelte tilfælde vil vi også behandle personoplysninger på baggrund af en legitim interesse. Vi vil i så fald altid udføre en ”Legitim interessevurdering”.

Det er EU’s persondataforordning, som er gældende for vores behandling af personoplysninger.

3) Hvilke slags oplysninger indsamler vi?

For at kunne levere så gode tjenester som muligt er vi afhængige af at indsamle forskellige typer af information, hvilket inkluderer personoplysninger om dig. Nedenfor følger en oversigt over, hvordan vi typisk indsamler personoplysninger, og hvilke oplysninger det typisk er.

a) Oplysninger, du selv giver os

Når du registrerer dig på vores hjemmeside, skal du oplyse en del information, som lagres hos os; såsom navn, E-mailadresse og telefonnummer m.m. Vi lagrer også oplysninger, når du senere kontakter os, som ved henvendelser på en af vores afdelinger. Når du kontakter os via telefon, chat, E-mail eller andre digitale kanaler, vil vi også lagre oplysninger. Den information, du giver os, kan også udvides ved hjælp af opslagstjenester, købshistorik eller sociale medier, du giver os adgang til. Det er frivilligt at oplyse os om personoplysninger.

b) Oplysninger, vi modtager gennem vores tjenester

Når du bruger vores tjenester, registrerer vi information om, hvilke tjenester du bruger, og hvordan du bruger dem. Vi indsamler bl.a. information om:

i) Din enhed og internettilkobling: Vi kan registrere information om den enhed, du benytter f.eks. producenten af enheden, styresystem og browserversion. Vi kan også indsamle information og tilkoblingen til vores tjenester, såsom IP-adresser, netværks-ID, cookies og forskellige identifikationsfiler.

ii) Brug af tjenester eller køb: Vi registrerer information om din brug af vores tjenester eller køb, du foretager, såsom hvilke sider du er inde på, hvornår du er på siderne, hvilke funktioner du har brugt på siderne samt hvad du eventuelt har købt.

iii) Information om placering: Vi kan også registrere din geografiske placering, når du benytter vores tjenester, eller handler i vores butikker, gennem data fra dine køb.

c) Oplysninger, vi modtager fra andre kilder

Vi samarbejder også med tredjeparter (f.eks. forretningspartnere, underleverandører af tekniske tjenester, betalingstjenester og leveringstjenester, reklamenetværk, analyseselskaber, søgemaskinetjenester og kreditoplysningsbureauer) og kan modtage oplysninger om dig fra disse. I henhold til vores aftalevilkår forbeholder vi os retten til at udføre kredittjek af alle nye lejere samt ved eventuel manglende betaling.

d) Cookies og andet indhold, der lagres lokalt

Når du bruger vores tjenester, eller er inde på vores hjemmesider, lagres cookies og anden data, som senere kan læses af os.

e) Automatiske vurderinger

Gennem analyse af dine køb og adfærd kan en automatisk kategorisering af dig som kunde udledes.

4) Hvad bruges oplysningerne til?

Vi benytter personoplysninger til følgende formål:

a) For at levere og forbedre vores tjenester

Vi bruger personoplysninger for at kunne levere vores tjenester til dig. Vi har eksempelvis brug for personoplysninger for at kunne kontakte dig, og for at du kan betale for vores tjenester/varer. Hvis du kontakter os via kundeservice: afhængig af, hvad henvendelsen drejer sig om, og hvilken kanal du kontakter os fra (telefon, chat eller E-mail), vil vi have behov for at vide, hvem du er, hvilket produkt du har købt, din adresse eller dit telefonnummer. Vi vil indhente de oplysninger, vi har brug for, for at kunne hjælpe dig.

Vi bruger også personoplysninger for at kunne sikre den bedst mulige brugeroplevelse for dig, bl.a. ved at tilpasse visningen af indholdet til din skærm/enhed, og for at sørge for en så hurtig indlæsning af siderne som mulig.

b) For at tilpasse tjenesterne, give dig anbefalinger og relevant markedsføring

Vi ønsker at kunne give dig anbefalinger, produktinformation og tjenestetilpasninger, som er mest mulig relevant for dig. Dette vil både blive givet på baggrund af din egen adfærd, f.eks. på baggrund af hvilke produkter og tjenester du har brugt eller købt, annoncer du har klikket på, eller artikler du har læst, og på baggrund af andre brugeres adfærd med et lignende brugsmønster som dig.

c) For at forbedre digital kommunikation og annoncering

Vi bruger dine personoplysninger for at forbedre vores annoncering. Ved at oprette en profil hos os, accepterer du målrettet annoncering gennem programmatiske køb og målrettet annoncering via sociale medier, hvor dine persondata vil benyttes i køb af sådan annoncering.

d) For at udarbejde statistik og forstå markedstrends

Vi udarbejder statistik og kortlægger markedstrends. Dette gør vi for at kunne forbedre og videreudvikle vores produkttilbud og tjenester. Vi forsøger for så vidt muligt at gøre dette med anonyme oplysninger, så vi ikke ved, at information er knyttet specifikt til dig.

e) For at forhindre misbrug af vores tjenester

Vi bruger personoplysninger for at forhindre misbrug af vores tjenester. Misbrug kan f.eks. være forsøg på at logge på andres konti, forsøg på svindel, spamming, hetz, chikane, og andre handlinger, som er forbudt efter dansk lovgivning.

5) Hvem behandler dine oplysninger? (Databehandlere)

Kundeservice bliver udført af City Self-Storage, mens regnskab bliver udført af moderselskabet Self Storage Group ASA. Vi har indgået databehandleraftaler med de selskaber, som behandler oplysninger for os, og disse udleverer ikke oplysninger til tredjeparter. Følgende selskaber udenfor Self Storage Group er centrale, når dine oplysninger behandles:

• Golarge – til drift af hjemmesider
• SpaceManager – administration og lagring af oplysninger
• Stripe – behandling af betalingskort
• Google – anonymiserede og aggregerede brugsoplysninger for brug af vores digitale tjenester
• Facebook – anonymiserede og aggregerede brugsoplysninger for brug af vores digitale tjenester i forbindelse med annoncering

6) Administrering af personoplysninger

Du kan selv påvirke, hvilke personoplysninger vi skal have om dig, og hvordan vi skal bruge dem. Du kan gøre dette ved at kontakte os eller på tlf. 70 15 11 11. Hvis du opdager fejl i de oplysninger, vi har om dig, kan du tage kontakt med os, så vi kan rette op på dette.

7) Sikring af persondata

Sikkerheden for dine personoplysninger er vigtig for City Self-Storage. Vi forpligter os til at beskytte de oplysninger, vi indsamler. Vi opretholder organisatoriske, tekniske og fysiske sikringstiltag udformet for at beskytte de personoplysninger, du giver fra dig, eller vi har indsamlet mod tilfældig, ulovlig eller uautoriseret ødelæggelse, tab, ændring, tilgang, deling eller brug. Vi benytter SSL-kryptering på vores hjemmesider, som vi benytter til overføring af visse personoplysninger.

City Self-Storage lagrer kun personoplysninger så længe det er nødvendigt for at kunne opfylde det formål, personoplysningerne er indsamlet til, med mindre gældende ret kræver eller åbner for noget andet. Vi iværksætter tiltag for at ødelægge eller permanent de-identificere personoplysninger, hvis dette er påkrævet efter loven, eller der ikke længere er behov for personoplysninger til det formål, de er indsamlet til.

8) Sletning

City Self-Storage sletter personoplysninger om dig i tråd med krav fra lovgivningen. Oplysninger om køb vil som hovedregel slettes, når der ikke længere er behov for at lagre oplysninger for at besvare kundehenvendelser og reklamationer, med mindre vi har brug for oplysninger for at opfylde legitime formål. Regnskabslovgivningen og anden lovgivning kan i enkelte tilfælde pålægge os at lagre visse typer af information i et længere tidsrum. I stedet for at slette personoplysningerne, kan det i enkelte tilfælde være aktuelt at anonymisere personoplysningerne. Med anonymisering menes at alle identificerende eller potentiel identificerende kendetegn fjernes fra datasæt, som tages vare på.

9) Overføring af personoplysninger fra udlandet

a) Indenfor EU/EØS

Dine personoplysninger kan overføres til udlandet. Overføring af personoplysninger indenfor EU/EØS-området kan frit ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

b) Udenfor EU/EØS

Hvis vi overfører personoplysninger udenfor EU/EØS-området, vil vi forsikre os om, at overføringen sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. Dette indebærer at vi vil indhente samtykke fra dig til at gennemføre overføringen, eller anvende andre mekanismer for at foretage en lovlig overføring.

10) Dine rettigheder

City Self-Storage værdsætter dine tilbagemeldinger. Her kan du se, hvilke rettigheder du til enhver tid har og som du kan gøre gældende ved at tage kontakt med os her.

Trække samtykke tilbage: Hvis du har givet dit samtykke til at modtage henvendelser fra os om tilbud på varer og tjenester, kan du når som helst trække dette samtykke tilbage. Samtykke kan trækkes tilbage ved at kontakte kundeservice.

Du har ret til at få indsigt i personoplysningerne iht. GDPR artikel 15.

Bede om rettelse eller sletning: Du kan også bede os om at rette fejlagtige oplysninger, vi har om dig, eller bede os slette personoplysninger. Vi vil så vidt mulig imødekomme en forespørgsel om at slette personoplysninger, men vi kan ikke gøre dette, hvis der er tungtvejende årsager til ikke at slette, eksempelvis hvis vi skal lagre oplysninger af dokumentationshensyn.

Ret til dataportabilitet: Du kan kræve at medtage dine oplysninger til en anden virksomhed. Dette kaldes dataportabilitet. Hvis det er teknisk muligt, kan du kræve at vi som behandlingsansvarlig sørger for at overføre oplysningerne til den nye virksomhed. Oplysningerne skal være i et struktureret, alment brug og maskinlæsbart format.

Disse regler følger af GDPR artikel 20.

Ret til at klage: Du har ret til at klage til en tilsynsmyndighed, her Datatilsynet, i henhold til GDPR artikel 13 (2) stk. d.

Du har ligeledes ret til at få behandlingen begrænset i visse tilfælde iht. GDRP artikel 18.

11) Hvem får adgang til dine personoplysninger?

I enkelte tilfælde får andre virksomheder tilgang til dine personoplysninger:

Andre selskaber i koncernen: Personoplysninger vil blive delt med moderselskabet Self Storage Group ASA, og i visse tilfælde vil vi have behov for at dele dine personoplysninger med andre selskaber i koncernen, f.eks. i forbindelse med kundeservice. Oplysningerne, vi deler, vil i moderselskabet ikke blive brugt til andre formål end som angivet ovenfor i pkt. 4.

Forsikringsselskab: Hvis du har valgt at benytte den forsikring, vi formidler, kan vi på forespørgsel fra forsikringsselskabet, eller ved skadetilfælde, give forsikringsselskabet (Reason Global) tilgang til personoplysninger. City Self-Storage har indgået en databehandleraftale med Reason Global, som kan udlevere oplysninger til tredjepart, som er ansvarlig for eventuel skadehåndtering.

Offentlig myndighed: Dine personoplysninger kan i særlige tilfælde blive udleveret til relevant offentlig myndighed. En sådan udlevering vil udelukkende finde sted, såfremt vi er pålagt dette efter gældende lovgivning og reglementer.

På vores hjemmesider kan du vælge at benytte visse funktioner, som du får tilgang til via andre selskaber, eller som vi samarbejder med andre selskaber om. Disse funktioner, herunder værktøj til sociale netværk og geolokation, bliver driftet af tredjeparter, herunder sociale netværk, og dette er mærket tydeligt. Disse tredjeparter kan bruge eller dele personoplysninger i henhold til egne retningslinjer for personværn. Vi anbefaler, at du læser tredjeparternes personværnserklæringer, hvis du benytter disse funktioner.

12) Brug af cookies mv.

Vi benytter såkaldte cookies eller småkager for at forbedre brugeroplevelsen på hjemmesiden. En cookie er en tekstfil, som ved besøg på eller interaktion med en hjemmeside lægges i din browsers interne hukommelse.

Du har mulighed for at forhindre, at vi placerer sådanne cookies i din browser. De fleste moderne browsere (Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Safari, Opera osv.) er indstillet til at acceptere cookies automatisk, men du kan selv vælge at ændre indstillingerne, så cookies ikke accepteres. Ulempen ved at deaktivere cookies i browseren er, at hjemmesiden ikke vil fungere optimalt. Grunden er, at formålet med de fleste cookies, vi benytter, er at sørge for netop funktionaliteten på hjemmesiden, som f.eks. at hjemmesiden skal kunne huske, hvad du har lagt i indkøbskurven.

Vi benytter også andre værktøjer for at indhente information om din IP-adresse, hvilken browser du bruger, din bredbåndsleverandør, styresystem, dato og tidspunkt for besøg på hjemmesiden samt en del data om, hvordan du navigerer på siden.

Denne information bruger vi for at analysere trends og mønstre, så vi kan gøre hjemmesiden mere brugervenlig.

For en fuldstændig liste over, hvilke cookies vi benytter, følg dette link.

13) Eksterne links

Hjemmesiden kan indeholde links til eksterne hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for retningslinjer for personværn eller indhold på sådanne hjemmesider.

14) Særlig om markedsføring i e-mail og SMS

Markedsføring via e-mail og SMS inkluderer nyhedsbreve og andre henvendelser vedrørende indhold, tjenester, tilbud, kampagner og arrangementer fra os, vores samarbejdspartnere og partnere. Vi vil udelukkende sende sådan markedsføring, såfremt du har givet os et samtykke til dette. Din persondata kan også bruges til at tilpasse denne kommunikation. Du kan når som helst, nemt og bekostningsfrit, afmelde markedsføringshenvendelser gennem afmeldingsfunktionen i e-mails/SMS.

15) Overvågningskameraer

City Self-Storage har overvågningskameraer monteret på alle afdelinger. Alle optagelser slettes automatisk i henhold til gældende lovgivning. Såfremt det er sandsynligt at en optagelse vil blive udleveret til politiet, kan optagelsen opbevares i indtil 30 dage.

16) Adgangssystem

Ved alle afdelinger har vi et adgangssystem i form af kodeåbning. Brug af adgangssystemet bliver logført.

17) E-mail og telefon

City Self-Storage benytter e-mail og telefon som en del af det daglige arbejde for at betjene kunder og interessenter. Relevante oplysninger, som fremkommer af telefonsamtaler og e-mailkorrespondance, som sker som en del af kundebehandlingen, journalføres.

City Self-Storages medarbejdere benytter i tillæg e-mail i almindelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for at slette meldinger, som ikke længere er aktuelle, og mindst hvert år gennemgå og slette unødvendigt indhold i mailindbakken. Ved fratrædelse slettes e-mailkonti, men enkelte relevante e-mails vil normalt blive overført til kollegaer.

18) Legitim interesse

I det tilfælde at du kontakter os med en interesse for at vide mere om vores tjenester, vil vi altid udføre en ”Legitim interesse-vurdering” (LIV). Hvis vi, baseret på denne vurdering, konkluderer, at din interesse for at blive kontaktet af os er vigtigere end dine personværnsinteresser, vil vi opretholde dialogen med dig via mail eller telefon, eller det medie du selv har specificeret, du ønsker at blive kontaktet på.

19) Oplysninger om ansatte

City Self-Storage A/S behandler personoplysninger om sine ansatte for at administrere løn og personaleansvar. Retslig grundlag følger af personoplysningsloven § 8, første led og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er administrerende direktør, som har det daglige ansvar for dette. Der registreres nødvendige oplysninger for udbetaling af løn, for eksempel grunddata, lønningsniveau, tidsregistrering, skatteprocent, skattekommune og fagforeningstilhørsforhold. Andre oplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbejdsinstruks og tilrettelæggelse af vedkommendes arbejde. Desuden registreres oplysninger i tilknytning til nøgleadministration, af ind- og udgang og oplysninger om tilgangsstyring i IT-systemer. Oplysningerne hentes fra de ansatte selv. Oplysningerne udleveres udelukkende i forbindelse med lønudbetalinger og andre lovpligtige udleveringer. Sletterutiner for personaleoplysninger følger regnskabsloven og arkivloven. Oplysninger om navn, stilling og arbejdsområde anses for at være offentlige oplysninger og kan publiceres på selskabets hjemmesider.

Alle stillingsansøgninger bliver lagret i vores elektroniske arkiv, og makuleres, når stillingen er besat eller senest inden ca. et år.

20) Ændringer af personværnserklæringen

Vi vil med jævne mellemrum kunne opdatere eller ændre personværnserklæringen. Ved større ændringer vil vi informere om dette.

21) Kontaktinformation og behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig i City Self-Storage A/S er administrerende direktør i Self Storage Group Fabian Søbak: Telefon: +47 92 42 94 38

Har du spørsmål om vores personværnserklæring eller om vores brug af personoplysninger, tag gerne kontakt med Fabian Søbak. Benyt samme kontaktoplysninger, hvis du ønsker indblik, rettelse eller sletning.